Építőanyag kereskedelem mindig is szerette volna a beérkező szállítólevelet, levelezését, szereződéseit elektronikusan nyilvántartani.
A SkyDOCS bevezetését követően, ügyviteli és könyvelési rendszerét összekapcsolta a vállalat, most teljes automatizált folyamatok segítségével, elektronikus formába rögzítésre kerülnek dokumentumaik, ellenőrzés és jóváhagyást követően, kontírozásra kerülnek a számla bizonylatok és automatikusan importálásra kerülnek az ügyviteli rendszerbe. A dokumentumok, bármikor visszakereshetők, ellenőrizhetők. A vállalat rendszerében a bizonylatok nyilvántartása és összekapcsolása gyors és egyszerű folyamattá változott. Nincsenek kimaradt bizonylatok, elveszett, vagy megsemmisült dokumentumok. A rendszerben nyomonkövethető, hogy mely dokumentummal, mikor, ki dolgozott.
A SkyDOCS segítségével, tökéletes DIGITÁLIS IRODÁT sikerült kialakítani a vállalatnál.
A szállítmányozás területén tengernyi papír alapú adminisztráció folyt korábban a vállalat mindennapjait érintve. Jelentős terhet rót a nyilvántartás és a rendszerezés a vállalat alkalmazottaira.
A SkyDOCS bevezetését követően, a számlák, fuvarlevelek banki bizonylatok, a teljes levelezés digitalizálásra került. A dokumentumok a dokumentumkezelési szabályban rögzítetteknek megfelelően áramlanak a rendszerben.
A vállalat az ügyviteli és könyvelési rendszerét összekapcsolta, most teljesen automatizált folyamatok segítségével, elektronikus formába rögzítésre kerülnek dokumentumaik, ellenőrzés és jóváhagyást követően, kontírozásra kerülnek a számla bizonylatok és automatikusan importálásra kerülnek az ügyviteli rendszerbe. A dokumentumok, bármikor visszakereshetők, ellenőrizhetők. Nyomonkövethető, hogy mely dokumentummal, mikor, ki dolgozott.
A SkyDOCS segítségével, tökéletes DIGITÁLIS IRODÁT sikerült kialakítani a vállalatnál.
A könyvelőiroda számos ügyféllel rendelkezett. Sajnos az ügyfelek jelentős része nem gondoskodott időben arról, hogy határidőre átadja a könyveléshez nélkülözhetetlen dokumentumokat az iroda számára. Nem egyszer előfordult, hogy véletlenül kimaradtak bizonylatok az átadás során, melyek jelentősen befolyásolták a könyvelt vállalakozás pénzügyi és adózás szempontjából nélkülözhetetlen adatait. Olyan esetet is nyilvántartott az iroda, mikor az ügyfél arra emlékezett, hogy átadta a keresett bizonylatot. Ilyenkor kellemetlen helyzet alakult ki, mely üzletileg előnytelen volt a könyvelőiroda számára.
A SkyDOCS bevezetésével, az ügyfelek számára a könyvelőiroda egy OnLine ügyfélkaput biztosított, ahol elektronikus formában feltölthetik és átadhatják a könyvelőiroda számára a könyvelési bizonylatokat, bér bizonylatokat, bankszámla kivonatokat. Mindezt e-mail, Webfelület, applikáció vagy Multifunkcionális eszköz segítségével, rendkívül egyszerű, gyors és pontos módon.
A SkyDOCS segítségével, a könyvelőiroda ma már teljesen automatikusan fogadja és dolgozza fel ügyfelei bizonylatait. Képes akár másnapra a feldolgozott adatok alapján, eredményeket és kimutatásokat nyújtani az ügyfelei számára.
A fejlesztő cég pénzügyi bizonylatait, megrendeléseit, beszállítói bizonylatait nehezen kezelte. Próbálkoztak CRM rendszerekkel, SharePoint dokumentumkezeléssel, saját FileSzerver üzemeltetésével, de egyik sem nyújtott teljes körű megoldást. A CRM rendszer nem tudta előkészíteni a könyvelési adatokat, a SharePoint rendszer külön fejlesztéseket igényelt, az Online SharePoint felület mögötti környezet gyakran változott és költséges volt a szoftvert újra és újra fejleszteni és ezzel a megoldás sem tudta kiszolgálni a könyvelési feladatokat. A FileSzerver esetén is ugyan ebben a problémába ütközött a cég. Fejleszthettek volna saját dokumentumkezelő rendszert, de annak folyamatos fejlesztése, könyvelési specifikációk követése, és a rendszer üzemeltetése sokkal nagyobb költséget okozott volna, mint bevezetni a SkyDOCS dokumentumkezelő rendszerét, mely túl azon, hogy kiszolgálta a folyamatkezelést, teljes körű támogatással rendelkezett az ügyviteli rendszer irányába. Így a könyvelés is szabadon használhatja, automatizálva a feladatait.
A SkyDOCS segítségével, tökéletes DIGITÁLIS IRODÁT sikerült kialakítani a vállalatnál és naprakész pénzügyi adathoz jut a cég, így elemezheti pénzügyeit.
A Sportegyesület életében a szerződések, igazolások, pénzügyi adatok, befogadása, kezelése és tárolása okozta a problémát. A bér adatok tárolása és jogosultság függő kezelése, nyilvántartása tovább fokozta a problémákat az egyesületnél.
A SkyDOCS bevezetése mellett döntött a vezetőség. A dokumentumok áramlását folyamatrendszerbe tartják azóta nyilván, szerepkörökre osztva az ügyintéző, a könyvelő az irodavezető és az ügyvezető között. A szerepköröknek megfelelően kialakított dokumentumkezelés segíti a megfelelő dokumentumokat a megfelelő szerepkör számára eljuttatni.
A dokumentumok gyorsan visszakereshetők, meta-adataik alapján az információk kompatibilisen átadhatók az ügyviteli rendszer számára.
A SkyDOCS segítségével, teljesen automatikusan fogadják és dolgozzák fel a beérkezett bizonylatait, dokumentumokat az egyesületnél.
Szállítólevelek, számlák, eszközkartonok, bér- és munkaügyi papírok, bankszámla kivonatok, szerződések, megrendelések. Ezek a dokumentumok bizony mind megtalálhatók voltak Gépgyártással foglalkozó ügyfelünk dokumentumai között. A dokumentumok sokasága, tárolás és átláthatóság szempontjából is jelentős kihívást jelentett az ügyintézőknek. Folyamatos volt a hiányzó, megsérült vagy elveszett bizonylatok száma. Az ügyletek nyomonkövetése szinte lehetetlen volt.
A SkyDOCS segítségével, a vállalat bizonylatai elektronikus formában kerültek tárolásra. A bizonylatok, ma már elektronikus úton érkeznek a vállalat speciális e-mail címén keresztül a SkyDOCS-ba, majd feldolgozás után az ügyviteli rendszerbe. Az automatizmus, és a folyamtok által rendkívül gyors és pontos feldolgozás vált lehetővé. Az ügyviteli rendszer, a bér- és munkaügyi rendszer automatikusan kap adatokat a SkyDOCS-ból és így naprakész pénzügyi nyilvántartás valamint naprakész könyvelés vált elérhetővé a vállalat számára.